Web Tabanlı Muhasebe Programı Nedir? Avantajları Nelerdir?

Günümüz iş dünyasında muhasebe işlemleri, her işletmenin dikkat etmesi gereken kritik bir unsurdur. Ancak, geleneksel muhasebe yöntemleri ve masaüstü muhasebe yazılımları zaman alıcı ve karmaşık olabilir. İşte bu noktada, web tabanlı muhasebe programları ve bulut ERP sistemleri devreye giriyor.
Bu yazımızda işletmeniz için web tabanlı muhasebe programları kullanmanın başlıca avantajlarını derledik.

Web Tabanlı Muhasebe Programı Nedir?

Web tabanlı muhasebe programı, muhasebe işlemlerini internet tarayıcısı aracılığıyla erişilebilen bir platform üzerinde gerçekleştirmenizi sağlayan bir yazılım çözümüdür.
Web tabanlı muhasebe programları, internet tarayıcıları aracılığıyla herhangi bir cihazdan (bilgisayar, tablet, akıllı telefon) erişilebilir.

Web Tabanlı Muhasebe Programı ile Geleneksel Muhasebe Programları Arasındaki Fark Nedir?

Geleneksel masaüstü muhasebe yazılımlarının aksine, web tabanlı muhasebe programları verilerinizi bulutta saklar ve bu sayede herhangi bir cihazdan ve herhangi bir konumdan muhasebe işlemlerinizi kolayca yönetmenize olanak tanır.
Bu tür yazılımlar, işletmelerin finansal verilerini güncel tutmalarına, işbirliği yapmalarına ve mobil erişim sağlamalarına yardımcı olurken, bakım ve güncelleme işlemlerini de kolaylaştırır.

Web Tabanlı Muhasebe Programları ile Muhasebe İşlerini Kolaylaştırmanın Önemi Nedir?

Bir fikir bulmak ve bu fikri hayata geçirmek, girişimci ruhlu insanlar için oldukça heyecanlı bir serüven, ancak şirketinizi kurduğunuz andan itibaren önünüze çıkan muhasebe işlemleri hem heyecanınızı hem de zamanınızı sizden çalabilir. İşletmenizin muhasebe işlemlerini yapmak, gerçekten karmaşık ve zaman alıcı bir sürece dönüşebilir.
Üstelik işleriniz büyüdükçe muhasebe işlemleriniz de çoğalır ve karmaşıklaşır. Daha fazla fatura oluşturmanız, yeni yevmiye kayıtları yapmanız, mali tablolar oluşturmanız gerekir ve liste uzayıp gider.
Bu nedenle, günümüzde çoğu işletme muhasebelerini yönetmek için manuel yöntemler yerine bir muhasebe programı kullanıyor. Web tabanlı muhasebe programları, muhasebe işlemlerinizin çoğu adımını otomatikleştirmenize ve işinizi büyütmek için daha önemli olan şeylere kafa yormanıza olanak tanır.

Web Tabanlı Muhasebe Programları ile Hangi İşlemler Yapılabilir?

Web tabanlı muhasebe yazılımları ile yapılabilecek pek çok işlem bulunur. Bunlardan bazıları şöyle:

• Gelir ve gider takibi
• e-Fatura, e-Arşiv gibi belgelerin oluşturulması ve takibi
• Finansal raporlama
• Vergi beyannameleri için gerekli belgelerin oluşturulması
• Müşteri ve tedarikçi yönetimi
• Stok takibi
• Maaş ve personel işlemleri

Web Tabanlı Muhasebe Programının Avantajları Nelerdir?

Web tabanlı muhasebe programları muhasebecilerin veya işletme sahiplerinin işletmeleri için muhasebe işlemlerini ve hesaplarını yönetmelerine ve otomatikleştirmelerine yardımcı olan bir araçtır. Web tabanlı muhasebe yazılımı kullanmanın getirdiği birçok avantaj ve fayda olsa da, işte en önemlileri:

1. Hemen Kullanmaya Başlarsınız

Masaüstü muhasebe programları kullanmak için özel donanım ve yazılımlar gerekir. Bu programlar kullanılmadan önce bilgisayarınızda kurulum yapılmalıdır.
Web tabanlı muhasebe çözümlerinde ise yapmanız gereken tek şey üyelik hesabı oluşturmaktır. Bu nedenle kurulum için bir uzman çalıştırmanız veya yüklü eğitim ücretleri ödemenize gerek kalmaz.
Web tabanlı ön muhasebe programları veritabanı yatırımına ihtiyaç duymaz. Verilerinizi web tabanlı yazılımlara geçirmek için daha önce hazırlamış olduğunuz Excel dosyalarını toplu olarak içeri aktarmanız yeterli olur.

2. Maliyetleri Azaltıp Tasarruf Edersiniz

Web tabanlı muhasebe yazılımı kullanmak, işletmenize yılda ortalama 300 saat tasarruf sağlar. Bu 300 saat içerisinde tekrarlayan görevler yapmak, muhasebe hatalarını düzeltmek, finansal raporlar oluşturmak ve benzeri şeyleri yapmak yerine işinizi büyütmeye odaklanabilirsiniz.
Diğer masaüstü programların aksine web tabanlı programları kullanmak size çok daha ucuza mal olacaktır.
Evrak işleriyle uğraşmak son derece zaman alıcı ve pahalıdır. Muhasebe yazılımı kullanmanın avantajı, yevmiye kayıtları, mali tablolar ve raporlar dahil tüm mali verilerin çevrimiçi şekilde kaydediliyor olmasıdır. Fatura, kayıt veya giriş, bulutta şifreleme katmanları altında depolanır. Bu veriler, doğru izne sahip herkes tarafından kolayca erişilebilir ve ilgili kişilere elektronik ortamlardan gönderilebilir.

3. Formül ve Tablolarla Uğraşmazsınız

Bir muhasebecinin günlük olarak yapması gereken işlerin büyük bir kısmı, manuel ve sürekli olarak tekrarlayan işlerdir. Örneğin her satış için bir fatura oluşturmak ya da işlemleri takip etmek ve ilgili yevmiye kayıtlarını oluşturmak…
Müşterilerinize geç ödeme hatırlatmalarını göndermek gibi işler basit ancak sürekli yapılması gerektiği için zaman alan işlerdir. Muhasebe programları çoğu adımı otomatikleştirilebilir.
Örneğin; yevmiye kaydı oluşturmayı otomatikleştirmek isterseniz tek yapmanız gereken, bankanızı doğrudan muhasebe yazılımınızla entegre etmektir. Bu şekilde, her ödeme yaptığınızda veya aldığınızda, otomatik olarak bir yevmiye kaydı oluşturulur ve doğru hesaplarla eşlenir.
Finansal raporlama gibi işlemleri de otomatikleştirebilir veya otomatik ödemeleri ayarlayabilirsiniz.

4. Tahsilat veya Ödemeleri Gözünüzden Kaçırmazsınız

Web tabanlı muhasebe yazılımı ile, tipik muhasebe hatalarının çoğuna veda edebilirsiniz. Bu tür muhasebe yazılımları, mali kayıtlarınızın her seferinde düzgün ve doğru bir şekilde düzenlenmesini sağlar.
Örneğin bilanço dengelenmemesinin nedenini bulmaya çalışırken saatlerinizi harcadığınız zamanlara veda edebilirsiniz. Bulut sistemi kullanan muhasebe yazılımları, yeni oluşturulan yevmiye kayıtlarının bakiyesi yoksa sizi hemen bilgilendirir ve olası hatayı düzeltmenizi sağlar. Böylece taahhütte bulunmadan önce bile hata konusunda uyarılırsınız.
Muhasebe yazılımını kullanarak önleyebileceğiniz bir diğer yaygın muhasebe hatası, verilerin tazeliği ile ilgili hatalardır. Web tabanlı muhasebe yazılımı ile, tüm veriler bulutta senkronize edilir ve verilerin tazeliliğiyle ilgili bir sorunla uğraşmak zorunda kalmazsınız.

5. Ekip Arkadaşlarınızı Sürece Dahil Edebilirsiniz

Bir mali tabloda değişiklik yaptıktan sonra bir USB sürücüsüne kaydettiğiniz ve ardından mali tabloların en güncel versiyonuna sahip olmaları için iş arkadaşlarınıza teslim ettiğiniz zamanları hatırlıyor musunuz? Neyse ki o zamanlar geride kaldı.
Web tabanlı muhasebe yazılımının temel avantajlarından biri de herkesin gerçek zamanlı muhasebe ve finansal verilere erişmesidir. Yani çalışanlarınızın tek yapması gereken platforma giriş yapmak ve ne yapmaları gerekiyorsa onu yapmak.
Birden fazla kullanıcı, birbirlerinin yoluna çıkmadan gerçek zamanlı olarak aynı muhasebe verileri üzerinde çalışabilir. Ek olarak, çevrimiçi muhasebe yazılımı, farklı kullanıcılara farklı erişim seviyeleri vermenizi sağlar. Bu şekilde, bir kullanıcının gerçekleştirmesi gereken muhasebe veya defter tutma işlevlerine dayalı olarak izinleri özelleştirebilirsiniz.

6. İstediğiniz Yerden Çalışırsınız

Web tabanlı muhasebe programlarının herhangi bir geleneksel muhasebe sistemine göre en belirgin avantajı, bilgisayarlı muhasebe yazılımının verilerinize istediğiniz zaman ve istediğiniz cihazdan erişmenize izin vermesidir.
Çevrimiçi muhasebe yazılımını masaüstü bilgisayarınızdan, dizüstü bilgisayarınızdan, tabletinizden ve cep telefonunuzdan kullanabilirsiniz. Tek ihtiyacınız olan internete bağlı bir cihaz ve bir tarayıcıdır.
Her büyüklükteki işletme için bunun birçok artı yönü vardır. Örneğin hareket halindeyken doğrudan cep telefonunuzdan fatura oluşturabilir ve gönderebilirsiniz. Sadece birkaç tıklamayla mali tabloları ve raporları oluşturabilir, görüntüleyebilir ve indirebilirsiniz. Muhasebecinizden verileri üç gün önceden hazırlamasını istemenize gerek kalmaz.

7. Programınızı Hep Güncel Kullanırsınız

Gerçek zamanlı izleme ve raporlama imkanı, muhtemelen web tabanlı muhasebe yazılımının en büyük avantajlarından biridir.
Muhasebe verilerinizi gerçek zamanlı olarak takip etmek için tek yapmanız gereken web tabanlı muhasebe yazılımınızı işletme banka hesaplarınızla entegre etmek. Böylece giderler, satışlar ve envanter gibi şeyleri gerçek zamanlı olarak takip edebilirsiniz.
Muhasebe yazılımı, takip etmek istediğiniz tüm hesapları ve metrikleri izlemenize olanak tanıyan özel bir gösterge panosu sağlar.

8. Teknolojinin Güvenliğiyle Tanışırsınız

Web tabanlı muhasebe yazılımının en büyük avantajlarından biri de tüm muhasebe verilerinizin bulut depolama sisteminde güvenli bir şekilde korunmasıdır. Bu koruma sayesinde verileriniz, üst düzey şifreleme algoritmalarının katmanları altında depolanır. Bu da verilerinizin ofis rafında tutulmasından çok daha güvenli bir depolama imkanı sunduğu anlamına gelir.