Excel Yerine Neden Ön Muhasebe Programı Kullanılmalı?

Birçok şirket, büyüklüğünden bağımsız olarak gelir giderlerini, ön muhasebe ve cari hesaplarını Excel programı ile takip ediyor.
Excel, kullanmayı bilenler için oldukça işlevsel olmakla birlikte online ön muhasebe programları, daha az efor ile daha çok verim almanızı sağlar. Peki, neden Excel yerine ön muhasebe programları kullanmalısınız? Bu yazıda anlattık.

Ön Muhasebe Nedir?

Ön muhasebe, bir işletmenin günlük finansal işlemlerini düzenleyen ve kayıt altına alan bir muhasebe dalıdır. Gelir-gider takibi, fatura düzenleme, stok yönetimi, banka işlemleri, vergi hesaplamaları gibi temel finansal süreçleri içerir.

Ön Muhasebe Programı Neden Önemlidir?

Ön muhasebe programları, işletmelerin finansal süreçlerini düzenlemelerine, kayıtlarını tutmalarına ve mali durumlarını izlemelerine yardımcı olan önemli araçlardır.
Bu programlar, gelir-gider takibi, fatura düzenleme, stok yönetimi gibi temel muhasebe işlemlerini otomatikleştirerek zaman tasarrufu sağlar. Ayrıca, doğru ve düzenli muhasebe kayıtları, vergi uyumluluğu ve finansal raporlamada şeffaflık sağlar; işletmelerin mali durumlarını daha iyi anlamalarına ve kararlarını daha etkili bir şekilde yönetmelerine olanak tanır.
Bu nedenle, ön muhasebe programları, işletmelerin finansal yönetimlerini optimize etmeleri ve sürdürülebilir bir büyüme sağlamaları için kritik bir öneme sahiptir.

Neden Excel Yerine Ön Muhasebe Programı Kullanılmalıdır?

Ön muhasebe programları, işletmelerin finansal süreçlerini daha etkili ve düzenli bir şekilde yönetmelerine olanak tanıyan özel yazılımlardır. Excel’e kıyasla, ön muhasebe programları işletmelerin gelir-gider takibi, fatura düzenleme, stok yönetimi gibi muhasebe işlemlerini otomatikleştirerek hataları minimize eder ve zaman tasarrufu sağlar.

Excel Kullanırken Karşılaşabileceğiniz Problemler

Excel’i iyi kullanabilmek, oldukça önemli ve büyük bir meziyettir. Birçok kursu ve öğrenim şekli olan tıpkı programlama dilleri gibi deneyim gerektirir. Üstelik ileri seviye Excel bilgisine sahip olmak için bir programlama diline hakim olmanız gerekir. Excel’le ilgili bilgi ve deneyimleri hakkında konuşan birçok insan Excel’de oldukça iyi olduklarını ileri sürseler de bu program düşünülenden çok daha karmaşıktır.

• İşletmelerin ihtiyaç duyduğu tabloları oluşturmak uzun uğraşlar gerektirir. Fatura takibi ve gider raporları gibi raporların oluşturulmasına önemli bir zaman ayırmalısınız. Veri tabanına bağlı değilseniz, tablolarınızın içeriğindeki bilgileri düzenli olarak güncellemeniz gerekecektir.
• Excel’de veriler kolaylıkla değiştirilebilir. Bu nedenle iyi niyetli olmayan kişiler tarafından değiştirilmeye açıktır.
• Bir veri dosyası çok büyük olduğunda, özellikle tüm veriler tek bir dosyadaysa, Excel programının çok yavaş çalışmasına neden olabilir. Verileri daha küçük dosyalara ayırmaya çalışmak, bazılarının kaybolmasına veya yanlış yerleştirilmesine neden olabilir. Excel kullanıcı dostu değildir ve uygulama, kesinlikten ödün veren hesaplamalar kullanarak çok büyük sayıları yuvarlar.
• Excel ayrıca diğer iş sistemleriyle tam olarak entegre olmayan bağımsız bir uygulamadır ve yeterli kontrol sağlamaz.
• Çalışanlar Excel’de manuel olarak her değişiklik yaptığında, hata yapma ve doğruluktan ödün verme riski vardır. Üstelik bu hataları tespit etmek de zordur.
• Belgeleriniz, birden fazla veri, fikir ve dosya alışverişinin sonucu ortaya çıkar. Eğer şirket farklı lokasyonlarda ofislere sahipse, ekip üyeleri bir arada değilse, elektronik tablolarda depolanan verileri değiştirmenin tek yolu e-postadır. Böyle bir değiş tokuş yöntemi de tekrara ve yanlış bilgi girişine neden olabilir.

Ön Muhasebe Programı ile Neler Yapılabilir?

Ön muhasebe programları, işletmelerin finansal süreçlerini düzenlemelerine yardımcı olan çok çeşitli fonksiyonları gerçekleştirebilir. Ön muhasebe programları ile yapılabilecek başlıca işlemler şöyle:

• Gelir-Gider Takibi: İşletmenin gelir ve giderlerini düzenli bir şekilde kaydetme ve takip etme.
• Fatura Düzenleme: Fatura oluşturma, gönderme ve alınan faturaları kaydetme.
• Stok Yönetimi: Ürün stoklarını takip etme, satışlar ve alımlar arasındaki stok değişimini izleme.
• Banka Hesapları Yönetimi: Banka hareketlerini kaydetme, banka hesaplarını takip etme.
• Çalışan Maaşları ve Bordroları: Çalışan maaşlarını hesaplama, bordro işlemlerini düzenleme.
• KDV ve Diğer Vergi Hesaplamaları: Vergi hesaplamalarını yapma, KDV gibi vergi beyannamelerini oluşturma.
• Finansal Raporlama: Gelir tablosu, bilanço gibi finansal raporları otomatik olarak oluşturma.
• İşletme Performans Analizi: İşletmenin finansal performansını analiz etme ve raporlama.
• Farklı Döviz İşlemleri: Çeşitli döviz işlemlerini takip etme ve döviz kurlarını güncelleme.
• Kullanıcı Dostu Arayüz: Kolay kullanım sağlayan, kullanıcı dostu bir arayüz üzerinden işlemleri gerçekleştirme.

Online Ön Muhasebe Programlarının İşinize Çok Yarayacak Fonksiyonları

Bu fonksyonları şu şekilde özetleyebiliriz:

• Programlardaki genel bakış panelleri, şirketinizin anlık finansal durumunu kolaylıkla görmenizi sağlar.
• Ön muhasebe yazılımının herhangi bir geleneksel muhasebe sistemine göre en belirgin avantajı, ön muhasebe programının verilerinize istediğiniz zaman ve istediğiniz cihazdan erişmenize izin vermesidir. Çevrimiçi muhasebe yazılımını dizüstü bilgisayarınızdan, tabletinizden ve cep telefonunuzdan kolayca kullanabilirsiniz. Tek ihtiyacınız olan internete bağlı bir cihaz ve bir tarayıcı veya mobil uygulamadır. Her büyüklükteki işletme için bunun pek çok artı yönü vardır. Örneğin hareket halindeyken doğrudan cep telefonunuzdan fatura oluşturabilir ve gönderebilirsiniz. Veya sadece birkaç tıklamayla mali tabloları ve raporları oluşturabilir, görüntüleyebilir ve indirebilirsiniz.
• Ön muhasebe yazılımının temel avantajlarından biri de, herkesin gerçek zamanlı muhasebe ve finansal verilere erişmesidir. Yani çalışanlarınızın tek yapması gereken platforma giriş yapmak ve ne yapmaları gerekiyorsa onu yapmak. Birden fazla kullanıcı, birbirlerinin işine engel olmadan gerçek zamanlı olarak aynı muhasebe verileri üzerinde çalışabilir.
• Ön muhasebe programları, tüm muhasebe verilerinizin bulut sisteminde güvenli bir şekilde korunmasını sağlar. Bu, verilerinizin üst düzey şifreleme algoritmalarının katmanları altında saklandığı anlamına gelir. ve Bu da onu ofis rafında veya excel dosyasında tutmaktan çok daha güvenli hale getirir. Tabii ki bulut sisteminin en iyi yanı, tüm verilerinizin her zaman senkronize edilmesidir. Yani veriler sadece daha güvende değil, aynı zamanda sürekli taze tutulur.