e-Dönüşüm Rehberi: e-Dönüşüm Çözümleri Nelerdir?

Bilgi ve iletişim teknolojileri, her geçen saniye işletmelerin ve diğer organizasyonların daha verimli ve etkin hizmet vermelerini sağlayacak şekilde gelişiyor. İşletmeler de bu teknolojilere adapte olarak iş süreçlerini, sağlanan olanaklar ve değişen ihtiyaçlar doğrultusunda dönüştürüyor; tüm varlığını ve operasyonlarını, hız ve tasarrufun ön plana çıktığı dijital bir dünyaya taşıyor. İşte bu değişim ve dönüşümü, e-Dönüşüm olarak adlandırıyoruz.
e-Dönüşüm ile işletmenizi dijital ortama taşımakla ilgileniyorsanız aklınıza takılan bazı sorular olabilir. Örneğin e-Dönüşüm nedir ve neleri kapsar? Bu ve benzeri birçok sorunuzun cevabını aşağıda yanıtladık:

e-Dönüşüm Nedir?

e-Dönüşüm, iş süreçlerinin ve iletişiminin dijital teknolojiler aracılığıyla dönüştürülerek elektronik ortama taşınması ve elektronik olarak yürütülmesi anlamına gelir. Temel amacı, kağıt tabanlı süreçlerin, belgelerin ve iletişimin dijital ortama taşınarak daha hızlı, verimli ve sürdürülebilir bir şekilde gerçekleştirilmesidir.
e-Dönüşüm, bilgi ve iletişim teknolojilerinin gelişimiyle birlikte ortaya çıkmıştır. Birçok işletme ve kuruluş, kağıt belgelerin ve manuel iş süreçlerinin yerini dijital ortamda e-Belge ve otomatik süreçler almasıyla e-Dönüşüm’ü benimsemiştir. Bu dönüşüm, birçok alanda etkili olmuş ve iş süreçlerini hızlandırarak maliyetleri düşürmüştür.

e-Dönüşüm’ün Görevi Nedir?

e-Dönüşüm’ün görevi, iş süreçlerini daha verimli, hızlı, ekonomik ve çevre dostu bir şekilde yönetmek ve iletişimi dijital ortama taşıyarak kurumların rekabet gücünü artırmaktır.
Kağıt tabanlı iş süreçlerini dijitalleştirmek: e-Dönüşüm, kağıt kullanımını azaltarak iş süreçlerini dijital ortama taşır. Kağıt tabanlı belgeler elektronik belgelere dönüştürülür ve dijital ortamda işlenir.

• e-Dönüşüm, elektronik belgelerin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlar. Bu, belgelerin dijital ortamda oluşturulması, paylaşılması, işlenmesi ve arşivlenmesi anlamına gelir.
• e-Dönüşüm, iş süreçlerinin otomatikleştirilmesini sağlar.
• e-Dönüşüm, iletişimi kağıt tabanlı yöntemlerden dijital kanallara taşır.
• e-Dönüşüm süreci, farklı sistemler ve veri kaynakları arasında entegrasyonu sağlar.

e-Dönüşüm’ün Getirileri Nelerdir?

e-Dönüşüm, işletmelere birçok avantaj ve getiri sağlar. Bunlardan bazıları şöyle:

• Maliyet tasarrufu: e-Dönüşüm, kağıt, baskı, posta gibi maliyetleri azaltır. Dijital ortamda belge paylaşımı, iletişim ve iş süreçleri daha ekonomik hale gelir. Kağıt, yazıcı, mürekkep gibi malzemelerin kullanımı ve depolanması gibi maliyetler ortadan kalkar.
• Verimlilik artışı: e-Dönüşüm, iş süreçlerinin dijital ortama taşınması ve otomatikleştirilmesi sayesinde verimliliği artırır. Otomatik işlemler, belge yönlendirme ve iş akışı yönetimi gibi özellikler, iş süreçlerinin daha hızlı ve hatasız bir şekilde yürütülmesini sağlar.
• Hızlı erişim ve işlem: Dijital belgelerin elektronik ortamda depolanması, hızlı erişim ve işlem imkanı sağlar. Belge arama, paylaşım ve işleme süreçleri anında gerçekleştirilebilir. Bu da iş süreçlerinin hızlanmasını ve yanıt sürelerinin kısalmasını sağlar.
• İşbirliği ve paylaşım kolaylığı: e-Dönüşüm, elektronik belgelerin kolayca paylaşılabilmesini ve işbirliği yapılabilmesini sağlar.
• Daha iyi raporlama ve analiz: e-Dönüşüm, verilerin dijital ortamda toplanmasını ve işlenmesini sağlar. Bu da daha iyi raporlama ve analiz imkanı sunar. İşletmeler, verileri daha kolay bir şekilde analiz edebilir, trendleri takip edebilir ve karar verme süreçlerini iyileştirebilir.
• Daha güvenli veri saklama: e-Dönüşüm, elektronik belgelerin güvenli bir şekilde depolanmasını ve yedeklenmesini sağlar. Bu, veri kaybı riskini azaltır ve veri güvenliğini artırır.
• Çevresel etkilerin azalması: e-Dönüşüm, kağıt kullanımının azalması ve dijital iletişim yöntemlerinin tercih edilmesiyle çevresel etkileri azaltır.

e-Dönüşüm Sistemleri Nelerdir?

e-Dönüşüm sistemleri, iş süreçlerini dijitalleştirmek, elektronik belge yönetimi sağlamak ve iletişimi dijital kanallara taşımak için kullanılan çeşitli yazılım ve teknolojik araçlardır. İşletmeler ve kuruluşlar, ihtiyaçlarına ve süreçlerine uygun olan e-Dönüşüm sistemlerini seçebilirler. İşte yaygın olarak kullanılan e-Dönüşüm sistemleri!

e-Fatura

e-Fatura formatı ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen, Vergi Usul Kanunu (VUK) gereği bir faturada yer alması gereken tüm bilgileri içeren, satıcı ve alıcı arasındaki aktarımın yine GİB üzerinden yapıldığı, kağıda basılmayan bir elektronik belgedir.
Matbu (kağıt) fatura elde hazırlanır ya da bir program aracılığıyla oluşturulup yazıcı ile basılır. e-Fatura ise tamamen dijital ortamda hazırlanır, kesilir ve iletilir. VUK açısından her iki fatura tipi de yasaldır.

e-Arşiv Fatura

e-Arşiv fatura, Türkiye’de vergi mükellefleri tarafından elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan bir tür faturadır.
e-Fatura’dan farklı olarak e-Arşiv Fatura, e-Fatura mükellefi olmayan kullanıcılara kesilir.

e-Defter

e-Dönüşüm hizmetlerinden biri olan e-Defter işletmelerin muhasebe kayıtlarını elektronik ortamda tutmalarını sağlayan bir sistemdir. Geleneksel kağıt defterlerin, örneğin yevmiye defterlerinin yerini alarak işletmelerin muhasebe süreçlerini dijitalleştirmesine olanak sağlar.

e-İrsaliye

e-İrsaliye, bir işletme tarafından mal sevkiyatı yapılırken oluşturulan, malın gönderen tarafından alıcıya teslim edildiğini belgeleyen bir elektronik belgedir. Bu belge, taşıma, lojistik ve ticari süreçlerin takibini ve düzenini kolaylaştırmak için kullanılır.

e-Mutabakat

e-Mutabakat, işletmeler arasında gerçekleşen ticari işlemlerin doğruluğunu ve uygunluğunu teyit etmek amacıyla kullanılan bir elektronik belgedir. Bu belge, ticari işlemlerde yer alan taraflar arasında gerçekleştirilen veri alışverişini, onayları ve uyuşmazlıkların çözümünü kolaylaştırmak için kullanılır.

e-Serbest Meslek Makbuzu

e-Serbest Meslek Makbuzu(e-SMM), Türkiye’de serbest meslek erbapları tarafından kullanılan bir elektronik belge sistemidir. “Serbest Meslek Makbuzu” terimi, serbest meslek erbaplarının yaptıkları hizmetler karşılığında düzenledikleri ve gelirlerini belgeleyen bir belgeyi ifade eder. Geleneksel olarak kağıt formatta düzenlenen serbest meslek makbuzları, e-Serbest Meslek Makbuzu sistemiyle dijital ortama taşınmıştır.

e-Müstahsil Makbuzu

e-Müstahsil Makbuzu, üreticilerin doğal kaynaklardan elde ettikleri ürünleri satarken düzenledikleri ve gelirlerini belgeledikleri bir elektronik belgedir. Bu belge, ürünün türünü, miktarını, bedelini, alıcı ve satıcı bilgilerini içerir. Tarım ürünleri için kullanılan müstahsil makbuzlarına “Tarımsal İşletme Belgesi” de denir.

---

Siz de işletmenizin dijitalleşme ve dijital dönüşüm yolculuğuna bir an önce başlamak istiyorsanız, Mikro Yazılım’ın
e-Dönüşüm’e katılmanızı kolaylaştıran ürün ve çözümlerine
göz atabilirsiniz.