e-Defter Nedir? Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Defter nedir, e-Defter’e nasıl başvurulur? 2024 senesi itibarıyla e-Defter’e geçme şartları nelerdir? e-Defter ile ilgili sorularınızı bu yazıda yanıtladık.

e-Defter Nedir?

İşletmeler, ticaret hayatına atıldıkları günden itibaren, işletme kapanan dek belli başlı bazı ticari defterleri tutmak zorundadır. İşletmenin mali durumu, borç ve alacağı, yıl içinde alınan sonuçları bu defterler kaydeder, resmi kurumlar da bu kayıtları baz alarak tespitte bulunur.
İşletme türüne göre değişen bu defterlerden biri de e-Defterdir.

e-Defter’in Matbu Defterden Farkı Nedir?

e-Defter; Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) hükümlerine göre zorunlu olarak tutulması gereken defterlerin, belirli format ve standartlara uygun biçimde elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmadan kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve resmi makamlarca ispat aracı olarak kullanılmasını sağlayan elektronik kayıtlar ile hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür.
e-Defter’e özetle matbu defterlerin elektronik versiyonudur. Fakat işlevine ve pratikliğine bakarsak elde tutulan defterlerin fersah fersah önündedir.

e-Defter’in Avantajları Nelerdir?

Bu avantajları şöyle sıralayabiliriz:

• e-Defter ile GİB’in belirlediği standartlarda hazırladığınız yevmiye defteri ve defter-i kebir belgelerini elektronik ortamdan GİB’e gönderilen dosyalar halinde kanuni olarak belirlenen süre boyunca saklayabilirsiniz.
• e-Defter uygulaması ile basım, tasdik, saklama ve depolama yükümlülüklerinden kurtulursunuz.
• İş gücünden ve zamandan tasarruf edersiniz.
• Şirketinizi iç ve dış denetime hazır hale getirir, uluslararası format ve standartlara uygun çalışırsınız.

e-Defter Uygulamasına Geçme Şartları Nelerdir?

e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu olan mükelleflerin e-faturaya geçiş süresi içinde e-Defter’e geçme zorunluluğu da bulunur.

• TTK’nın 397. maddesinin 4. fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi şirketler, 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren, 2020 ve takip eden yıllarda; bağımsız denetime tabi olma şartlarını sağlayan mükellefler de şartların sağlandığı yılı izleyen yılın başından itibaren e-Defter’e geçmek mecburiyetindedir.
• e-Fatura sistemine zorunlu dahil olan tüm mükellefler, 2018 veya sonraki yıllarda cirosu 5 milyon TL’yi aşan mükellefler, bağımsız denetime tabi şirketler 1 Ocak 2020’den itibaren e-Defter sistemine geçtiler.
• Bununla birlikte bilanço esasına göre defter tutan, gerçek ve tüzel kişiler e-fatura kullanıcısı olmasalar bile e-Defter uygulamasına geçmelidir.
• Tüzel kişilerin e-Defter kullanabilmek için 397 sıra numaralı VUK Genel Tebliği’ndeki belirlemelere göre e-fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması yeterli.
• 2022 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon TL olan firmalar 2025 yılında edeftere geçecek.

8 Kasım 2024 İtibarıyla Yürürlüğe Giren e-Defter Değişiklikleri

8 Kasım 2024 tarihinde yürürlüğe giren Elektronik Defter Genel Tebliği Sıra No 1’de Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ Sıra No 5 ile, manuel defter tutma devri resmen sona erdi. Ayrıca bundan böyle, kebir ve yevmiye defterlerinin noter tasdiği de gerekli olmayacak.

• 1 Ocak 2025 itibarıyla bilanço esasına göre defter tutan tüm mükellefler için e-Defter kullanımı zorunlu hale getirildi.
• Gelir Vergisi mükellefleri için aylık e-Defter ve berat dosyaları, ilgili ayı takip eden 4. ayın 10. günü sonuna kadar sisteme yüklenmelidir.
• Kurumlar Vergisi ve diğer mükellefler için aylık e-Defter ve berat dosyaları, ilgili ayı takip eden 4. ayın 14. günü sonuna kadar yüklenmelidir.
• Gelir Vergisi mükellefleri, yılın son ayına ait berat dosyalarını, gelir vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden 10. güne kadar yüklemelidir.
• Kurumlar Vergisi mükellefleri, yılın son ayına ait berat dosyalarını, kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden 14. güne kadar yüklemelidir.
• Geçici vergi dönemleri için Gelir Vergisi mükellefleri, ilgili beyannamenin verileceği ayı takip eden 10. güne kadar e-Defter yüklemelerini tamamlamalıdır. Kurumlar Vergisi ve diğer mükellefler, ilgili beyannamenin verileceği ayı takip eden 14. güne kadar yükleme yapmalıdır.
• Uyumlu yazılım firmalarına eksikliklerini gidermeleri için süre tanınacak, bu süre zarfında eksiklikler giderilmezse yazılım uyumluluk onayları iptal edilecektir. İptal edilen firmalar, iptal tarihinden itibaren 1 yıl boyunca yeniden başvuru yapamayacak.

Mükellefiyet Türü	En Son Yükleme Tarihi	Örnek
Gelir Vergisi Mükellefleri	Aylık yükleme: İlgili ayı takip eden 4. ayın 10. günü sonuna kadar	2024 Ekim dönemi: 10 Şubat 2025
Gelir Vergisi Mükellefleri	3 Aylık yükleme: Geçici Vergi Beyannamesi verme süresini takip eden ayın 10. günü sonuna kadar	2025 Ocak-Mart dönemi: 10 Haziran 2025
Kurumlar Vergisi ve Diğer Mükellefler	Aylık yükleme: İlgili ayı takip eden 4. ayın 14. günü sonuna kadar	2024 Ekim dönemi: 14 Şubat 2025
Kurumlar Vergisi ve Diğer Mükellefler	3 Aylık yükleme: Geçici Vergi Beyannamesi verme süresini takip eden ayın 14. günü sonuna kadar	2025 Ocak-Mart dönemi: 14 Haziran 2025

Mayıs 2024 İtibarıyla Yürürlüğe Giren e-Defter Mevzuat Değişiklikleri

21.05.2024 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan ve Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığı tarafından hazırlanan tebliğ uyarınca e-defter mevzuatında pek çok yeni değişiklik yapıldı. Bu değişiklikleri şöyle özetleyebiliriz:

• Her ayın son günü olan e-Defter gönderim süresi, bir sonraki ayın 10’una kadar uzatılmıştır.
• Aylık yükleme tercihi yapan mükellefler, ilgili ayı takip eden dördüncü ayın 10’uncu günü sonuna kadar yükleme yapabilecektir.
• Geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercihi yapan mükellefler, elektronik defter ve berat dosyalarını geçici vergi beyannamesinin verileceği ayı izleyen ayın 10’uncu günü sonuna kadar yükleyebileceklerdir.
• 22 Mayıs 2024 tarihinden itibaren e-Defter ve berat dosyaları eş zamanlı olarak Gelir İdaresi Başkanlığı Bilgi İşlem Sistemine yüklenmelidir.
• e-Defter ve berat dosyaları aynı paket içinde olmalı ve yükleme işlemi sırasında teknik kontrollerden geçmelidir.
• 22 Mayıs 2024 tarihinden sonra gönderilecek e-Defter dosyalarında asıl defterler de bulunacağından, GİB ikincil kopya uygulamasına gönderilmesine gerek kalmayacaktır.
• 22 Mayıs 2024 tarihinden önce gönderilen defterler, ikincil kopya uygulaması ile GİB’e gönderilmelidir.
  Mükelleflerin her biri için ayrı mali mühür alma zorunluluğu kaldırılmıştır.
• Gönderim aşamasında mali mühür takıp çıkarma işlemleri müşavir veya uyumlu yazılım firması tarafından yapılabilecektir.
• Muvafakatname verme ve iptal etme işlemleri Dijital Vergi Dairesi üzerinden gerçekleştirilebilecektir.

e-Defter’e Nasıl Başvurulur?

Tüzel kişiyseniz mali mühür; gerçek kişiyseniz elektronik imza ile GİB sayfasından Mikro Yazılım e-Defter opsiyonu ile kolayca başvuruda bulunabilirsiniz:

https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/

e-Defter Başvurunuzu Nasıl Sorgulayabilirsiniz?

Eğer e-Defter’e daha önce başvurduysanız e-Defter başvurunuzun durumunu GİB üzerinden sorgulayıp hangi aşamada olduğunu görebilirsiniz.