e-Arşiv Fatura(İnteraktif) Nedir? Beraberinde Getirdiği Avantajlar Nelerdir?

e-Dönüşüm sürecine katılıp faturalama süreçlerinizi dijital ortama taşıyarak nakit akışınızı hızlandırabilir, iş yükünüzü azaltabilir ve verimliliğinizi yükseltebilirsiniz. Aynı zamanda iç ve dış denetime uygun bir altyapınız olur.
e-Dönüşüm için önemli bir adım olan e-Arşiv Fatura’nın(interaktif) özellikleri nelerdir? e-Arşiv Fatura’ya(interaktif) geçmenin şartları nelerdir? Sorularınızı bu yazıda cevapladık.

e-Arşiv Fatura(İnteraktif) Nedir?

e-Arşiv Fatura nedir sorusundan önce kısaca e-Fatura’yı tanımlamak gerekir. e-Fatura; oluşturulması, iletilmesi ve gönderilmesi tamamıyla dijital ortamda gerçekleştirilen faturadır.
e-Arşiv Fatura ise geleneksel kağıt faturanın dijital ortamda düzenlenip muhafaza ve ibraz edilmesini sağlayan bir uygulamadır. e-Arşiv Fatura, Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) 433 numaralı genel tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak kağıt üzerinde düzenlenip muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu olan faturanın, elektronik ortamda düzenlenip ikinci nüshasının yine elektronik ortamda saklanmasına ve gerektiğinde ibraz edilmesine olanak tanır.

e-Arşiv Fatura’ya(İnteraktif) Nasıl Geçilir?

e-Arşiv Fatura’ya ve e-Fatura’ya GİB Portal üzerinden, Bilgi işleme Sistemi entegrasyon yöntemiyle ya da özel entegratör aracılığıyla geçebilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken ilk şey bir mali mühür(tüzel kişiler için) veya e-İmza sertifikası(gerçek kişiler için) edinmektir.
Dikkat edilmesi gereken bir başka nokta şöyle: Önceki yıllarda e-Arşiv Fatura kullanmak için e-Fatura kullanıcısı olmak mecburiydi. Fakat yeni düzenlemelerle Mikro Yazılım gibi bir e-Fatura özel entegratörü kullanmanız halinde e-Fatura kullanıcısı olmadan da e-Arşiv Fatura kesebilirsiniz.

İşletmeniz için e-Arşiv Faturası Geçişi Nasıl Avantajlar Sağlar?

e-Arşiv Fatura(interaktif) işletmenize pek çok avantaj sağlar. Bunlardan bazıları şöyle:

• Kağıt tasarrufu: e-Arşiv faturaları, kağıt kullanımını önemli ölçüde azaltır. Bu, işletmelerin çevreye duyarlılık göstermelerine yardımcı olur ve aynı zamanda ofis maliyetlerini düşürür.
• Depolama kolaylığı: e-Arşiv Faturalar elektronik formatta olduğu için, fiziksel bir depolama alanı gerektirmez. Bu da işletmelerin belgeleri düzenli bir şekilde saklamasını ve arşivlemesini kolaylaştırır.
• Hızlı ve kolay erişim: e-Arşiv Faturalar dijital olarak saklandığı için, gerektiğinde hızlı ve kolay bir şekilde erişilebilir. Belgeleri bulmak için uzun arama süreleriyle uğraşmaya gerek kalmaz.
• Veri güvenliği: e-Arşiv Faturalar, güvenli dijital platformlarda saklanır ve işletmelerin veri güvenliğini artırır. Kağıt faturaların kaybolma, zarar görme veya yetkisiz erişime maruz kalma riski ortadan kalkar.
• İş süreçlerinde otomasyon: e-Arşiv faturalar, iş süreçlerini otomatikleştirmek için entegrasyon imkanı sunar. Bu, fatura oluşturma, gönderme, ödeme ve muhasebe işlemlerini daha verimli hale getirir.

e-Arşiv Fatura’nın(İnteraktif) Özellikleri Nelerdir?

e-Arşiv Fatura’nın özelliklerinden bazıları şöyle:

• e-Arşiv’in formatı ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenir.
• Bir e-Fatura kullanıcısı aynı zamanda bir e-Arşiv kullanıcısı ise, e-Fatura mükellefleri haricindekilere e-Arşiv Fatura keser.
• Dijital ortamda düzenlenip dijital ortamda saklanır.

e-Arşiv Zorunluluğu: Kimler e-Arşiv’e Geçmek Zorunda?

e-Fatura gibi e-Arşiv Fatura geçiş şartları da her yıl GİB tarafından yapılan düzenlemelerle güncellenir. e-Arşiv geçiş şartlarında yapılan en önemli güncel değişiklik, e-Fatura kullanmayanların da e-Arşiv Fatura kesebilmesine izin veren düzenlemeydi.
e-Arşiv Fatura geçiş zorunluluğu ile ilgili diğer ayrıntılar şöyle:

• Tek bir gün içinde vergiye tabi olmayan kişilere 30 bin TL ve üzerinde fatura düzenleyen mükellefler, e-Arşiv Fatura zorunluluğuna tabidir.
• Tek bir gün içerisinde vergiye tabi kişilere vergi dahil 4400 bin TL üzerinde fatura düzenleyenler, e-Arşiv Fatura’ya geçmelidir.
• Vergi mükellefi olmayan alıcılara (son tüketici-vatandaşlara) kesilecek fatura tutarı aynı gün içinde 5000 TL üzerindeyse, e-Arşiv Fatura kesilmesi gerekir.
• Temmuz 2022 itibarıyla e-Arşiv ve e-Fatura sistemine geçen ve e-Defter kullanan firmalar, e-Arşiv fatura kesmelidir.
  e-Arşiv Fatura geçiş tarihi, zorunluluğa tabi olanlar için 1 Temmuz 2023. Gönüllü olarak e-Arşiv’e geçmek isteyenler için bir tarih söz konusu değil.

e-Arşiv Faturası ile İşletmenizin Veri Yönetimini Nasıl Geliştirebilirsiniz?

e-Arşiv Faturası, işletmenizin veri yönetimini geliştirmek için bazı fırsatlar sunar:

• e-Arşiv Faturalar dijital olarak saklandığından, fiziksel belge depolama sorunlarından kurtulursunuz ve belgelerinizi düzenli ve erişilebilir bir şekilde elektronik ortamda saklayabilirsiniz.
• e-Arşiv Faturalar veri güvenliği açısından avantaj sağlar, çünkü dijital platformlarda güvenli bir şekilde saklanır ve yetkisiz erişime karşı korunur. Verileri otomatik olarak işleyebilme imkanı, fatura işleme süreçlerini hızlandırır ve insan hatalarını azaltır. Bu da veri doğruluğunu ve iş süreçlerinin verimliliğini artırır.
• e-Arşiv Faturalar dijital formatlarda olduğu için, verileri analiz edebilir ve raporlar oluşturabilirsiniz, bu da işletmenizin daha iyi kararlar almasına yardımcı olur ve stratejik yönetim için önemli bilgiler sağlar.

e-Arşiv Faturası ile İşletmenizin Mali İşlerini Nasıl Dijitalleştirebilirsiniz?

e-Arşiv faturası, işletmenizin mali işlerini dijitalleştirmek için etkili bir araç sağlar:

• Kağıt fatura kullanımını ortadan kaldırarak işletmenizin mali işlemlerini tamamen dijital hale getirir ve kağıtla ilgili maliyetleri ve zaman kayıplarını azaltır. e-Arşiv faturaları elektronik formatta saklandığından, fatura oluşturma, gönderme ve kaydetme işlemleri otomatikleştirilebilir, bu da iş süreçlerinin hızlanmasını ve verimliliğin artmasını sağlar.
• e-Arşiv Fatura diğer dijital sistemlerle entegre edilebilir, örneğin muhasebe yazılımlarıyla senkronize edilebilir, böylece fatura verileri doğrudan kaydedilebilir ve işletmenin muhasebe süreçleri otomatikleştirilebilir. Bu da hataları azaltır, işgücü maliyetlerini düşürür ve finansal raporlama ve analiz için veri bütünlüğünü sağlar.
  Sonuç olarak, e-Arşiv faturasıyla işletmenizin mali işlerini dijitalleştirmek, verimlilik, doğruluk ve yönetilebilirlik açısından büyük avantajlar sağlar.

e-Arşiv Faturası Geçişi İşletmenizde Hangi Kolaylıkları Sağlayabilir?

e-Arşiv Fatura geçişi, işletmenizde belge erişimi, iş akışı ve veri doğruluğu gibi birçok kolaylık sağlar, iş süreçlerinizi optimize eder ve verimliliği artırır:

• Fiziksel dosyalara ihtiyaç duymadan e-Arşiv Faturalarınızı elektronik ortamda saklayabilir ve hızlı erişim sağlayabilirsiniz.
• Dijital olarak fatura oluşturma ve gönderme süreçleriyle zaman kazanabilir ve iş akışını hızlandırabilirsiniz.
• Otomatikleştirilmiş süreçler sayesinde veri doğruluğunu artırabilir ve insan hatalarını minimize edebilirsiniz.
• e-Arşiv Faturaları, diğer işletme sistemleriyle entegre edilebilir, bu da verilerinizi senkronize etmenizi ve muhasebe işlemlerini otomatikleştirmenizi sağlar.